KONSEPSI SISTEM
A. Pendahuluan
Dalam GBPP/SAP, pokok-pokok bahasan yang harus kita kaji dalam
pertemuan ini untuk membahas topik konsepsi
sistem adalah mencakup :
a.
Pengertian sistem
b.
Karakteristik atau unsur-unsur
sistem
c.
Jenis-jenis sistem
d.
Organisasi sebagai sebua sistem.
Pada kuliah yang lalu telah dikemukakan bahwa sistem itu pada dasarnya
me-rupakan kumpulan dari elemen-elemen, unsur, subsistem, yang memiliki fungsi
atau tugas tertentu dan bekerjasama untuk mewujudkan tujuan bersama yang telah
diten-tukan sebelumnya.
Berdasarkan atas pengertian di atas, maka sistem tersebut paling tidak
mem-punyai karakteristik sebagai berikut:
a.
Sistem adalah terbangun dari
beberapa atau lebih dari pada satu elemen, unsur atau subsistem.
b.
Setiap elemen, unsur, subsistem
yang ada dalam sistem ybs. Mempunyai fungsi atau tugas yang khas (khusus).
c.
Semua elemen, unsur atau subsistem
yang ada harus melakukan kerja sama, dan tidak boleh bekerja sendiri-sendiri.
d.
Ada tujuan bersama yang akan
dicapai melalui kerja sama.
Tubuh kita misalnya terbangun dari anggota badan, seperti: 2 kaki, 2
tangan, 1 kepala, 2 mata, 2 telinga, 1 hidung, 1 mulut, 1 jantung, 2 paru-paru,
1 hati, 2 buah ginjal, dsb.nya. Tiap anggota badan itu memiliki fungsi
tertentu. Kita tidak dapat menyebut, anggota tubuh yang satu lebih penting dari
yang lainnya. Pentingnya sama, dan harus bekerjasama untuk mewujudkan tujuan
yang sudah didefinisikan. Demi-kian pula dengan kelas kita sekarang ini, juga
dapat merupakan sebuah sistem. Ada mahasiswa, ada dosen, ada ruangan, ada
kursi, ada kursi dan meja dosen, ada white board, ada jadual, ada acara
pengajaran, dll. Semua unsur mempunyai fungsi tertentu. Semuanya memliki fungsi
yang penting. Kita tidak dapat menspesifikasi unsur tertentu sebagai yang
penting, dan lainnya kurang penting. Sekalipun dosen hadir, jika mahasiswa
belum hadir, maka perkuliahan tidak dapat berlangsung. Demikian pula
sebaliknya. Sekalipun mahasiswa sudah datang, dosen sudah hadir, tetapi jika
ruangan tidak tersedia, maka perkuliahan tentu tidak dapat berjalan.
Dengan uraian singkat tersebut, maka kita harus sadar, bahwa segala
sesuatu itu penting, memiliki esensi tertentu dan akan menentukan
keberlangsungan sesuatu dengan baik. Kita tidak dapat menspesifikasi bahwa
elemen yang satu lebih penting dan elemen lainnya tidak penting. Semua elemen
yang ada memiliki fungsi yang penting. Yang berbeda hanyalah fungsinya. Dosen
harus mengajar/mendidik, dan mahasiswa harus belajar. Interaksi unsur-unsur
yang ada memiliki tujuan akhir ter-tentu yang sudah didefinisikan sebelumnya.
Misalnya untuk mata kuliah SIM ini memiliki TIU (Tujuan Instruksional Umum):
Setelah mengikuti mata kuliah ini, maka mahasiswa memiliki kemampuan untuk
memahami apa data, informasi, sistem informasi dan SIM tersebut, serta mampu
mempergunakan sistem informasi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan
dalam pembuatan keputusan.
Pengkajian kita mengenai sistem ini pada akhirnya akan difokuskan
kepada pengkajian mengenai sistem informasi.
B. Jenis-jenis Model
Jika sistem dipandang sebagai metode atau cara melakukan sesuatu, maka
untuk memudahkan usaha menjelaskan sesuatu entitas atau memecahkan suatu
masalah, maka kita memerlukan bantuan model. Model dapat membantu manajemen
untuk menjelaskan dan mengkomunikasikan sesuatu, dan juga dapat menyederhana-kan
usaha pemecahan masalah.
Sehubungan dengan itu, maka sebelum membicarakan sistem secara rinci,
maka terlebih dahulu akan dikemukakan uraian secara singkat dan garis besar
mengenai model. Model merupakan landasan pemecahan masalah yang dilakukan oleh
seorang manajer. Manajer sebagai pihak yang wajib memecahkan masalah akan
memperguna-kan model sebagai landasan dalam melakukan pemecahan masalah. Model
pada dasarnya merupakan abstraksi atau penyederhanaan suatu sistem aktual yang
tetap menyatakan ciri-ciri pokok dari sistem ybs. Model ini dibedakan atas
empat jenis, yaitu :
a.
Model fisik.
b.
Model metematik
c.
Model narasi
d.
Model grafik
Model fisik adalah abstraksi suatu sistem nyata kedalam model tiga
dimensi dan digunakan untuk menjelaskan sesuatu secara visual. Misalnya: Maket
sebuah gedung, perumahan, pusat perbelanjaan, dan sebagainya. Prototipe dari
mobil atau pesawat udara yang akan diproduksi.
Model matematik adalah model yang disusun dalam bentuk persamaan yang
bertujuan untuk mengubah sesuatu yang rumit menjadi sederhana. Umumnya,
teori-teori dalam ilmu ekonomi, akuntansi dan manajemen dapat disusun menjadi
sebuah persamaan matematik.
Misalnya, Hukum Permintaan menyatakan, jika harga naik maka permintaan
akan berkurang, dan jika harga turun maka permintaan akan bertambah. Sebaliknya
untuk Hukum Penawaran adalah: Jika harga naik maka jumlah penawaran akan
bertambah dan jika harga turun, maka penawaan akan berkurang. Pernyataan itu
dapat diubah menjadi sebuah pernyataan model berikut:
Qd = f(harga) è Qd = a –
bP dimana Qd = jumlah barang yang diminta, dan P = price atau harga. a = permintaan
maksimum, yaitu jumlah barang atau produk yang diminta jika produk itu dapat
diperoleh dengan percuma, atau P = 0. b = koefi-sien arah dari permintaan
(dalam hal ini bertanda negatif) dan P = price atau harga dari produk atau
barang ybs.
Qs = f(harga) è Qs = a +
bP dimana Qs = jumlah barang yang ditawarkan, dan P = price atau harga. a =
penawaran minimum, yaitu jumlah barang atau produk yang ditawarkan jika produk
itu diserahkan dengan percuma, atau P =
0. b = koefi-sien arah dari penawaran (dalam hal ini bertanda positif) dan P =
price atau harga dari produk atau barang ybs.
Untuk
pengendalian persediaan, EOQ = 
atau 
atau
Dalam akuntansi diketahui persamaan
dasar akuntansi:
Modal = Harta – Utang
Utang = Utang jangka pendek + utang
jangka panjang
Harta = Harta lancar + Harta tetap,
oleh karena itu :
Modal = (Harta lancar + Harta
tetap) – (Utang jangka pendek + utang jangka panjang)
Model narasi adalah model yang menggambarkan atau menjelaskan entitas
secara lisan atau tertulis. Pada umumnya komunikasi bisnis dilakukan dengan
mema-kai model narasi ini. Dengan demikian, model narasi merupakan model yang
paling banyak dipakai dalam praktik oleh segenap manajer, namun tidak disadari
sebagai sebuah model. Dosen menjelaskan mata ajaran kepada mahasiswa peserta
mata kuliah adalah mempergunakan model narasi (secara lisan dan secara
tertulis, yaitu dalam bentuk handout
atau ringkasan mata ajaran).
Model grafik adalah suatu model yang dipakai untuk menggambarkan atau
menjelaskan entitas dengan mempergunakan simbol-simbol, gambar, lambang
ter-tentu, tabel dan sebagainya. Model grafik ini biasanya dipakai bersama
dengan model naratif dan atau model matematik. Misalnya, dosen yang mengajar
dengan memper-gunakan alat peraga (LCD atau OHP).
C. Jenis Jenis Sistem
Sistem secara umum, dapat dibedakan atas dua macam tipe, yaitu : (a)
sistem fisik, dan (b) sistem konseptual.
Sistem Fisik
Sistem fisik merupakan sistem yang secara nyata memperlihatkan aliran
sum-berdaya masukan (Input) kedalam
proses transformasi untuk diubah menjadi keluaran (Output) tertentu. Semua organisasi akan menunjukkan aliran fisik
ini, namun aliran itu akan lebih nyata dijumpai pada usaha manufaktur. Pada
usaha manufaktur, jelas terlihat aliran bahan baku ke proses, kemudian proses
itu menghasilkan keluaran ter-tentu. Keluaran itu kemudian diangkut ke pasar
untuk dijual.
Pada usaha jasa dan juga organisasi nirlaba seperti instansi
pemerintahan, pergerakan sumberdaya masukan ke dalam proses untuk menghasilkan
sesuatu produk, yaitu layanan kepada publik, tidak senyata dengan usaha
manufaktur.
Bentuk umum sistem fisik yang dikemukakan di bawah, adalah bentuk dari
sistem fisik sebuah usaha manufaktur atau pabrikasi.
Berbagai input akan mengalir
ke proses pengolahan, dan kemudian proses pengolahan yang dilangsungkan akan
menghasilkan produk, baik berupa produk barang atau pun jasa. Input atau
masukan produksi secara umum terdiri atas sumber daya bahan, sumber daya
manusia sebagai tenaga langsung, sumber daya modal, baik modal uang maupun
barang-barang modal seperti mesin-mesin, kendaraan bermotor, dan mesin-mesin
perkantoran (kalkulator, mesin ketik, komputer, fax, dsbnya), dan keahlian.
Aktivitas Pada Sistem
Fisik
Aliran Material
Material atau bahan akan mengalir dari pemasok ke perusahaan.
Penanganan atas material ini akan melahirkan Sistem Informasi Material atau
Sistem Informasi Persediaan. Pencatatan dilakukan atas: (a) order yang
disampaikan, (b) banyak dan jenis bahan yang diorder, (c) banyak dan jenis
bahan yang diterima, (d) banyak dan bahan yang diserahkan untuk diolah, (e)
biaya pembelian dan penanganan bahan, seperti biaya pemeliharaan, biaya asuransi,
biaya handling, dll, (f) sisa sediaan yang ada di dalam gudang, (g) harga-harga
yang terkait dengan sediaan (LIFO, FIFO, atau metode rata-rata), dan
sebagainya. Material sebagai komponen dari biaya utama proses produksi perlu
dicatat dengan teliti, sebab akan dipindahkan menjadi bahagian dari harga pokok
produksi. Buku untuk pencatatan material ini lazim disebut Buku Gudang atau
Buku Persediaan (Inventory Record).
Pendayagunaan Tenaga Kerja
Langsung
Tenaga kerja langsung (TKL, direct
labor) juga merupakan komponen dari biaya utama proses produksi.
Pengadministrasian TKL ini melahirkan Sistem Infor-masi Tenaga Kerja Langsung.
Informasi yang dihasilkan antara lain: (a) Jadual kegiatan dari setiap TKL, (b)
jam-orang yang diserahkan, (c) jam-orang yang terpakai efektif, (d) upah, (e)
lembur, insentif dan bonus, (f) kecelakaan kerja, (g) konsumsi, (h) pakaian
kerja, (i) izin dan cuti, (j) tindakan dan phk, dan sebagainya.
Aliran Modal dan
Barang-Barang Modal
Secara fisik, barang-barang modal yang dibeli perusahaan, seperti mesin
pabrik, perlengkapan, kendaraan,
mesin-mesin kantor, serta mebel kantor dan pabrik, kelihatan tidak
beredar. Tetapi sesungguhnya, barang-barang modal itu mengalami peredaran
secara fisik, yaitu kapasitasnya terpakai dalam proses pengerjaan sesuatu
produk. Penggunaan kapasitas dalam proses produksi akan melahirkan kebijakan
penyusutan. Untuk mengembalikan atau memulihkan kapasitas itu sehingga sama
atau mendekati kapasitas semula, maka barang modal yang ada perlu dipelihara
dan direparasi. Demikian pula atas sumber daya keuangan, secara fisik akan
beredar dalam setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan. Pendayagunaan
modal dan barang modal ini melahirkan Sistem Informasi Keuangan dan Sistem
Informasi Mesin dan Perlengkapan.
Sumber Daya Keahlian
Tenaga ahli yang dimiliki perusahaan, baik ahli dibidang pengelolaan (managerial skill) maupun dibidang
pelaksanaan pekerjaan (technological
skill) sangat penting artinya bagi setiap perusahaan. Ia merupakan aset
yang tidak ternilai harganya. Biaya banyak dikeluarkan untuk memperoleh atau
menghasilkan tenaga ahli, seperti biaya pendidikan dan latihan, atau mungkin
juga biaya transfer (banyak dijumpai dibidang sepak bola). Arti penting dan
kebernilaian atas tenaga ahli ini diakui oleh semua kalangan, namun sampai
sekarang belum ada kesepakatan, bagai-mana mencatatnya di dalam neraca.
Pendayagunaan tenaga ahli ini dapat diadminis-trasi dalam Sistem Informasi SDM
dan dapat pula spesifik dalam Sistem Informasi Tenaga Ahli. Pilihan ini tergantung
pada sistem yang dianut oleh perusahaan.
Sistem Konseptual
Dalam gambar yang disajikan di atas, sistem konseptual itu terdapat
pada lingkar umpan balik dari pelaksanaan suatu kegiatan. Sistem konseptual
adalah sistem yang berkaitan dengan aliran data dan informasi dari pelaksanaan
suatu akti-vitas sesuatu organisasi atau perusahaan. Data yang diperoleh dari
hasil pelaksanaan pekerjaan itu akan diolah menjadi informasi umpan balik dan
umpan balik ini ber-guna untuk mengetahui, apakah proses telah berjalan sesuai
standar yang diinginkan atau tidak. Perlu melakukan perbaikan, atau melanjutkan
proses yang sekarang.
Aktivitas Pada Sistem Konseptual
Aktivitas
yang ada pada sistem konseptual ini secara umum terdiri atas:
a.
Perolehan data dari hasil
pelaksanaan kegiatan, misalnya data hasil pengujian mutu.
b.
Pengolahan data menjadi informasi
umpan balik.
c.
Menggunakan informasi umpan balik
tersebut sebagai masukan untuk melakukan perbaikan atau tindak lanjut.
Kegiatan ini akan terus menerus berlangsung sehingga manajemen yang ada
di perusahaan atau organisasi akan menerima umpan balik secara berkelanjutan,
dan mendapatkan masukan yang berguna untuk melakukan perbaikan-perbaikan.
Informasi yang dihasilkan Sistem Konseptual ini sangat berguna untuk menilai
kinerja perusahaan atau organisasi. Selanjutnya, berguna untuk selalu
mengarahkan perjalanan organisasi ke tujuan yang sudah ditentukan, serta
melakukan tindak koreksi jika proses mengalami penyimpangan.
Keberadaan sistem konseptual ini akan membedakan organisasi/perusahaan
kedalam golongan : (a) Sistem terbuka (open
loop system), dan (b) Sistem tertutup (closed
loop system).
Sistem lingkaran
terbuka adalah sistem yang
operasinya tergantung secara langsung pada lingkungannya dan tidak memiliki
lingkar umpan balik (tidak memiliki sistem konseptual yang terstruktur). Model
umumnya dapat dilihat dalam gambar di bawah.
Gambar di atas hanya menggambarkan komponen sistem fisik dari sebuah
oranisasi atau perusahaan dan tidak memiliki sistem konseptual yang terdefinisi.
Sistem terbuka ini umumnya dijumpai pada perusahaan skala kecil dan menengah yang
bekerja secara tradisional. Keberlangsungan operasi sangat tergantung pada
kesinambungan pasokan dari pasar input, serta kerberlanjutan permintaan di
pasar keluaran.
Anda dapat melihat sistem ini pada usahatani. Jika petani berhasil
meningkat-kan produksi, maka pasokan ke pasar meningkat dan harga akan turun.
Jika panen tidak berhasil, produksi menurun sehingga pasokan ke pasar juga
berkurang. Dam-paknya ialah harga naik. Jadi kenaikan produksi pertanian tidak
otomatis menaikkan pendapatan petani dan penurunan produksi tidak secara
otomatis menurunkan penda-patan. Semuanya itu tergantung pada faktor lingkungan
usahatani, khususnya pasar keluaran dan perkembangan harga. Petani tidak
memiliki kendali atas pengaturan keluaran dan penetapan harga pasar. Mekanisme
demikian, disebut organisasi dengan sistem yang terbuka.
Lain halnya di Thailand dengan bantuan teknologi, masa berbuah dari
tanaman dapat dikendalikan sehingga volume produksi, pasokan ke pasar dan harga
dapat dikendalikan. Dengan demikian, petani akan selalu menadapatkan harga yang
menguntungkan. Pendapatan petani tidak ditentukan oleh mekanisme pasar, tetapi
oleh mekanisme pengendalian atas usahatani. Kondisi itu melahirkan sistem
tertutup.
Sistem Tertutup adalah sistem yang dilengkapi dengan sistem konseptual sehingga mampu
melakukan pengendalian atas kegiatan dari sistem. Model umumnya disajikan dalam
gambar di bawah.
Sistem dilengkapi dengan perangkat lunak pengendalian dan alat sensor
(pemantau proses). Perangkat lunak pengendalian akan bekerja sesuai standar
yang sudah ditetapkan, sedang perangkat sensor berfungsi untuk merekam data
realisasi pada proses yang berjalan. Alat pengolah data akan melakukan
pengolahan atas data yang telah direkam, kemudian membandingkan antara standar
yang ada (yang seha-rusnya) dengan realisasi (apa adanya) sehingga akan
melahirkan evaluasi hasil perbandingan, sesuai atau tidak sesuai. Informasi
hasil perbandingan itu diteruskan ke Manajemen untuk dipakai melakukan
pengendalian atas operasi, dalam hal ini tindak koreksi atas subsistem masukan
dan subsistem proses. Jika realisasi berbeda dengan standard dan berada diluar
batas toleransi, maka sistem akan diperintah untuk menghentikan proses. Tetapi
apabila hasil analisis perbandingan menunjukkan kesesuaian antara realisasi
dengan standard, maka proses diperintah untuk tetap berjalan.
Penjelasan di atas menegaskan bahwa kerja dari sistem tidak tergantung lagi
pada interaksinya dengan lingkungan, melainkan tergantung pada hasil umpan
balik proses yang dihasilkan oleh perangkat pengolah data itu sendiri. Sistem
tertutup inilah yang terbangun dari sistem fisik dan sistem konseptual. Sitem
konseptual ini mempunyai tiga elemen penting, yaitu: (a) alat sensor dan
pengolah data, (b) standard dan (c) manajemen yang akan mengendalikan sistem.
Alat sensor dan pengolah data ini umumnya sudah berbasis komputer.
Pada penjelasan di atas, terlihat bahwa dalam pemberdayaan sistem,
terutama yang berbasis komputer, kedudukan standard sangat penting artinya,
sebab standard tersebut akan menjadi landasan penentu atas penilaian kinerja
sistem, sudah sesuai harapan atau jauh dari harapan, proses dapat dilanjutkan
atau harus dihentikan.
D. Management by exception (MBE)
Dalam hubungan dengan standard seperti yang dikemukakan dalam uraian di
atas, untuk mengurangi beban manajemen, maka dikenal konsep Management by exception (MBE),
manajemen berbasis pengecualian. Management
by Exception (MBE) adalah suatu praktik manajemen
dimana manajemen terlibat dalam operasi hanya jika proses menghasilkan sesuatu
yang tidak sesuai dengan harapan atau standard. Tetapi apabila sistem
beroperasi dengan keluaran yang sesuai dengan standard, maka proses itu
dibiarkan berlangsung atau berjalan. Dalam hal ini yang dikecualikan ialah
kinerja yang menyimpang dari standard. Pelaksanaan MBE ini dapat dilakukan oleh
perangkat komputer pengendali yang ada pada sistem. Misal, sebuah mesin bubut
diset untuk menghasilkan baut berdiameter 1 inci dan panjang 5 inci. Toleransi
atas diameter ialah batas bawah 0.995 inci dan batas atas 1.005 inci. Dan atas
panjang baut, batas bawahnya 4,995 inci dan batas atasnya 5,005 inci.
Ukuran-ukuran ini diset sebagai standard pada alat sensor dan pengolah data.
Semua baut yang dihasilkan akan direkam diameter dan panjangnya oleh alat
sensor, kemudian dianalisis oleh mesin pengolah data.
Apabila proses menghasilkan baut sesuai standard, maka proses
pengerjaan dibiarkan bejalan. Tetapi apabila pada suatu waktu tertentu, proses
menghasilkan baut diluar batas toleransi, maka proses akan dihentikan.
Penelitian segera dilakukan, apakah setting mesin berubah atau karena faktor
lain. Untuk itu manajemen melaku-kan resetting atas mesin bubut yang
bersangkutan.
Pada contoh praktik sederhana tsb., terlihat aplikasi dari Management by Exception. Manajemen
terlibat dalam operasi hanya jika terjadi penyimpangan, dan manajemen akan
membiarkan proses berjalan sepanjang proses menghasilkan keluar-an sesuai
dengan standard. Efektivitas pelaksanaan pengendalian ditunjang oleh perangkat
lunak yang sudah diset pada alat sensor atau komputer pengendali.
Disamping ini seringpula manajemen menetapkan kriteria
keberhasilan (Critical
success factors, CSF). CSF
pada dasarnya adalah faktor yang menjadi ukuran penentu atas
keberhasilan sistem mewujudkan kinerja yang diharapkan (tidak mencapai, mencapai
atau melampaui standard). Misalkan, sebuah usaha kerajinan sepatu kulit pria
dewasa memiliki target produksi rata-rata 1000 pasang per hari dengan batas
bawah 750 pasang dan batas atas 1250 pasang. Sekarang diajukan pertanyaan,
faktor utama apa yang menjadi penentu untuk mewujudkan pencapaian target
produksi itu? Misalkan dinyatakan lima faktor
sebagi CSF
dari sistem. Andaikan kelima faktor itu mencakup:
a.
Keterampilan Tenaga Kerja
Langsung.
b.
Kualitas material.
c.
Kualitas alat-alat kerja.
d.
Kesinambungan pasokan bahan.
e.
Stabilitas aliran listrik.
Kelima faktor itulah yang dipedomani
merancang, melaksanakan dan mengendalikan proses.
Faktor-faktor dimaksud harus menjadi obyek perencanaan dan pengendalian manajemen dalam usaha
mendorong sistem untuk dapat mencapai kinerja sesuai standard. Pada saat yang
sama, faktor penentu keberhasilan tetap sama, yaitu kelima faktor yang telah
disebutkan di atas. Jadi sekalipun standard target produksi berubah, namun
faktor penentu keberhasilannya tetap sama. Hubungan antara standar dengan
proses serta peranan Manajemen sebagai pengendali, disajikan dalam gambar di
bawah.
Bagan yang diperlihatkan dalam gambar di atas menjadi landasan dalam
me-lakukan pengidentifikasian penyebab penyimpangan. Urutan pemeriksaan dapat
dili-hat pada gambar di bawah.
Apabila hasil pemeriksaan atas keluaran ternyata didapati penyimpangan,
maka pemeriksaan harus dilakukan atas subsistem yang ada. Urutan pemeriksaan
dapat dilakukan sebagai berikut:
1.
Evaluasi ulang STANDARD. Apakah standard itu masih
sesuai dengan target atau harapan, ataukah sudah perlu diubah. Apabila standard
masih sesuai, maka standard tersebut harus tetap dipakai landasan pengujian
kinerja.
2.
Memeriksa keluaran, yaitu
membandingkan antara capaian dengan standard. Penyipangan jika ada, perlu
diidentifikasi seberapa besar penyimpangan yang terjadi terhadap standard, dan
bagaimana bentuk penyimpangan itu. Apabila simpangan sudah diidentifikasi, maka
data hasil pemeriksaan akan menjadi masukan untuk melakukan perbaikan.
3.
Memeriksa kinerja manajemen.
Apakah manajemen telah melaksanakan tugas dan fungsinya dengan baik, atau
sebaliknya. Apabila tugas dan fungsi dilaksana-kan dengan baik, perlu
memeriksa, apakah keputusan dan kebijaksanaan yang diambil sudah tepat, ataukah
kurang/tidak tepat. Apabila keputusan dan kebijakan yang diambil tepat, apakah
implementasinya sesuai yang diharapkan.
4.
Memeriksa perangkat pengolah data,
apakah berfungsi dengan baik atau tidak. Jika berfungsi dengan baik, berarti
informasi yang dihasilkan adalah akurat. Teta-pi apabila kinerjanya jelek, maka
informasi yang dihasilkan keliru dan untuk itu, alat dimaksud perlu diperbaiki
(dikalibrasi, ditera-ulang, dan sebagainya).
5.
Memeriksa input dan sumber daya input,
apakah memenuhi kriteria mutu yang ditetapkan dalam standard atau tidak. Produk
yang baik hanya dapat dihasilkan dari input
yang baik. Mustahil untuk menghasilkan keluaran yang baik dari input yang jelek.
6.
Memeriksa proses, apakah telah
berjalan sesuai harapan atau tidak. Apakah setting dari alat sesuai standard
atau tidak. Output yang baik hanya
dapat dihasil-kan dari input yang
baik yang diproses dengan metode yang juga baik atau tepat.
7.
Memeriksa keluaran. Keluaran atau output ini dapat diperiksa dengan
mempergu-nakan peralatan quality control.
E. Pemecahan Masalah
Masalah adalah perbedaan antara kenyataan dengan harapan. Semakin jauh
perbedaan dimaksud, semakin besar masalah yang dihadapi. Pemecahan masalah
di-lakukan dengan melalui pembuatan keputusan. Pembuatan keputusan ialah
pemilihan salah satu alternatif dari beberapa alternatif yang tersedia yang
akan memberikan hasil yang terbaik.
Model sistem pemecahan masalah dikemukakan dalam gambar berikut.
F. Organisasi Sebagai Sebuah Sistem
Dari pengertian sistem yang telah dikemukakan di awal handout ini, telah diidentifikasi
berbagai karakteristik sistem sebagai berikut:
a.
Sistem adalah terbangun dari
beberapa atau lebih dari pada satu elemen, unsur atau subsistem.
b.
Setiap elemen, unsur, subsistem
yang ada dalam sistem ybs. Mempunyai fungsi atau tugas yang khas (khusus).
c.
Semua elemen, unsur atau subsistem
yang ada harus melakukan kerja sama, dan tidak boleh bekerja sendiri-sendiri.
d.
Ada tujuan bersama yang akan
dicapai melalui kerja sama.
Dihubungkan dengan organisasi, baik organisasi perusahaan maupun
organisasi nirlaba, semuanya terbangun dari departemen-departemen. Tiap
departe-men memiliki tugas dan fungsi tertentu dan harus bekerjasama untuk
mewujudkan tujuan organisasi. Dengan demikian, organisasi memenuhi semua
kriteria untuk disebut sebagai sebuah sistem.
Setiap depertemen memiliki peran tertentu yang harus diemban dan
dilaksanakan, namun sebagai sebuah sistem kepengelolaan, maka departemen yang
ada itu merupakan satu kesatuan tindak yang tidak terpisahkan. Kegiatan
pengelolaan organisasi akan pincang apabila salah satu atau beberapa departemen
yang ada terabaikan. Dikaitkan dengan anatomi manusia, maka anggota badan akan
memiliki fungsi khusus, tetapi harus bekerjasama sedemikian rupa untuk
menunjang eksistensi sebagai manusia seutuhnya. Jantung, paru-paru, otak, dan
susunan saraf adalah organ tubuh yang penting. Tidak ada satu pun dari organ
penting itu dapat bekerja dengan baik tanpa ditunjang oleh organ lainnya.
Jantung, paru-paru, otak dan saraf memiliki hubungan komplimenter yang mutlak.
Tiap organ akan mampu bekerja baik dan optimal jika ditopang oleh yang lainnya.
Demikian pula departemen yang ada di sebuah organisasi. Setiap departemen akan
diperkuat dan pada saat yang sama, harus memperkuat yang lainnya, sehingga
secara bersama-sama akan mengoptimalkan perwujudan tujuan yang sudah
ditentukan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar